Comment choisir un logiciel pour centre extrascolaire ou académie
Un centre de soutien scolaire et d'activités extrascolaires gère des enfants, des familles, des enseignants, des cours et des frais. Beaucoup d'outils ont été conçus pour une école entière ou pour une salle de sport, pas pour un centre comme le vôtre. Ce guide présente les questions qui permettent de distinguer les outils, avec des exemples tirés des pages des fournisseurs eux-mêmes, avec la source et la date. Il ne recommande aucun produit.
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1. Familles : les frères et sœurs peuvent-ils partager un seul compte ?
Dans votre centre, les frais sont payés par une famille, pas par un enfant. Demandez à voir trois frères et sœurs sur une seule facture, et comment les remises pour fratrie sont appliquées.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- Kinderpedia (Cours, présence et inscriptions)
Parmi ses modules : suivi des présences, emploi du temps, CRM des admissions, gestion des familles et facturation sur les comptes familiaux.
- in2 (Cours, présence et inscriptions)
Son guide pour les académies décrit un module enfants et parents avec notifications, rapports de progression et paiement en ligne, ainsi que le suivi des présences par pointage à l'arrivée et au départ, et la planification. La facturation par fratrie ou par famille n'est pas indiquée.
- Rekaz (Cours, présence et inscriptions)
Le personnel enregistre les présences dans Rekaz et suit le dossier et l'abonnement de chaque stagiaire. L'académie choisit les informations d'inscription et de contact à recueillir.
2. Adéquation : sport, soutien scolaire ou école ?
Certains outils sont destinés aux académies sportives, d'autres aux écoles de langues et de musique, d'autres aux écoles et aux crèches, et d'autres sont des outils de réservation généraux. Lisez à qui le fournisseur dit que l'outil s'adresse, et pas seulement ce qu'il pourrait techniquement faire.
3. Présence, emplois du temps et enseignants
Demandez comment la présence est enregistrée depuis un téléphone, comment on évite les conflits entre cours, salles et enseignants, et qui est prévenu lorsqu'un enfant est absent.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- Teach 'n Go (Cours, présence et inscriptions)
Emplois du temps avec prévention des conflits, planification des enseignants, présences, dossiers des élèves et des parents, et réservation en ligne. La facturation par famille ou par fratrie n'est pas indiquée.
- Rekaz (Cours, présence et inscriptions)
Le personnel enregistre les présences dans Rekaz et suit le dossier et l'abonnement de chaque stagiaire. L'académie choisit les informations d'inscription et de contact à recueillir.
4. Comment les parents vous joignent, et comment vous les joignez
WhatsApp, une application ou un portail ? L'application est-elle dans les boutiques d'applications ou installée depuis le navigateur, et porte-t-elle votre marque ? Demandez ce que coûte chaque canal.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- Rekaz (WhatsApp)
Il prend en charge les messages WhatsApp concernant les réservations et les abonnements : confirmation, rappel, annulation et renouvellement, dans la limite des modèles disponibles.
- in2 (WhatsApp)
WhatsApp intégré est annoncé comme « bientôt disponible » sur la page de tarifs.
- Teach 'n Go (Application pour les parents)
Un portail pour les élèves et les parents. Les enseignants et les administrateurs peuvent consulter les emplois du temps et les présences depuis un téléphone. Une application disponible sur les boutiques d'applications n'est pas mentionnée.
- Kinderpedia (Application pour les parents)
Disponible comme plateforme web et application mobile, avec une application de communication entre parents et enseignants. Il n'est pas précisé s'il s'agit d'une application publiée sur les boutiques d'applications sous la marque du centre.
5. Frais et moyens de paiement
Demandez quelles devises sont acceptées, quels moyens de paiement vos parents utilisent réellement, et ce qu'il en est des échéanciers. Les passerelles de paiement citées peuvent ne pas fonctionner dans votre pays.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- in2 (Paiement en ligne)
Ses notes de version citent Paymob (août 2025) et OMT (novembre 2025) parmi ses moyens de paiement.
- Kinderpedia (Paiement en ligne)
Les paiements par carte des familles sont traités via Stripe et versés sur le compte bancaire du centre.
- Teach 'n Go (Paiement en ligne)
Paiement en ligne par PayPal ou Stripe.
- Rekaz (Paiement en ligne)
Il fournit un site web d'académie où les clients consultent les programmes, s'inscrivent et paient en ligne.
6. L'arabe dans le produit
Ouvrez vous-même l'écran d'administration, le portail des parents et le reçu en arabe. Beaucoup d'outils citent l'arabe parmi des dizaines de langues sans rien dire de la disposition de droite à gauche.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- Teach 'n Go (Arabe)
Une interface en arabe est proposée, parmi 24 langues ; chaque utilisateur choisit la sienne. L'affichage de droite à gauche n'est pas précisé.
- Kinderpedia (Arabe)
Le système est proposé dans plus de 40 langues, et le site indique qu'il fonctionne avec des écoles du Moyen-Orient dont l'arabe est la langue principale. L'affichage de droite à gauche n'est pas précisé.
- Rekaz (Arabe)
Il indique que toute l'interface, du tableau de bord d'administration au portail de réservation des clients, est disponible en arabe.
7. La forme du tarif
Les tarifs publiés s'expriment dans des unités différentes : par nombre de clients, par nombre d'élèves, par centre, ou par an en riyals. Calculez le coût de votre propre centre avec votre nombre d'enfants aujourd'hui et dans un an.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- in2 (Tarif publié)
Par mois au tarif public : Starter 99 $ (jusqu'à 100 clients actifs, 1 succursale), Advanced 189 $ (300), Pro 329 $ (600, 2 succursales). Enterprise sur devis. La page affiche aussi des prix inférieurs de 10 % et 15 % sans préciser à quelle durée de facturation ils s'appliquent. Application à votre marque : +175 $ par mois ; succursale supplémentaire : 100 $ ; chaque tranche de 100 clients en plus : 60 $.
- Teach 'n Go (Tarif publié)
Teach 'n Go : 69 € ou 79 $ par mois jusqu'à 100 élèves actifs. Teach 'n Go Pro : 99 € ou 109 $. Davantage d'élèves coûtent plus cher. Essai gratuit de 14 jours, sans carte.
- Kinderpedia (Tarif publié)
À partir de 49 € par centre et par mois, facturés annuellement (61 € facturés mensuellement). Essentials 99 € (124 €), Professional 199 € (249 €). Business Plus sur devis à partir de 500 élèves. Un essai peut être démarré.
- Rekaz (Tarif publié)
Mensuel : Individuals 99 SAR, Advanced 299 SAR, Premium 499 SAR. Annuel : Advanced 2 999 SAR, Premium 5 999 SAR, VIP 14 999 SAR (Individuals annuel : À CONFIRMER). Une application mobile à votre marque coûte 9 200 SAR de plus par an.
8. Mise en route et reprise de vos données
Le fournisseur peut importer vos listes actuelles gratuitement ou contre paiement, ou vous pouvez préparer vous-même un fichier. Demandez le montant par écrit.
Exemples tirés des pages des éditeurs eux-mêmes
- Teach 'n Go (Mise en route et reprise des données)
Frais ponctuels facultatifs : pack de mise en route 500 €, séance de formation 150 €, reprise des données 150 €.
- Kinderpedia (Mise en route et reprise des données)
L'assistance augmente avec la formule : mise en route autonome avec Starter, assistance dans l'application avec Essentials, mise en route accompagnée avec Professional. La page de tarifs n'indique aucun frais de mise en route distinct.
- Rekaz (Mise en route et reprise des données)
Les données existantes des stagiaires peuvent être importées. Son équipe de mise en route examine le fichier et les champs requis avant le transfert.
9. Données des enfants
Les données des enfants sont ce qu'il y a de plus sensible parmi ce qui est stocké. Demandez par écrit le pays des serveurs, qui peut consulter un dossier, et comment les données d'un élève parti sont supprimées. Nous ne donnons aucun avis juridique : demandez à votre propre conseiller.
10. Avant de signer
- Demandez une démonstration sur vos propres cours et vos propres frais, pas sur les données d'exemple du fournisseur.
- Demandez le prix et chaque option par écrit, dans la devise dans laquelle vous paierez.
- Demandez un export complet de vos données et la durée pendant laquelle il reste disponible.
- Commencez par un essai sur un seul cours avant de transférer tout le centre.
À lire ensuite
Sources
- https://kinderpedia.co/en/
- https://joinin2.com/a-comprehensive-guide-to-sports-academy-management-software/
- https://rekaz.io/home/academies-and-sports-clubs
- https://www.teachngo.com/features-new/overview
- https://joinin2.com/pricing
- https://joinin2.com/release-notes-portal/
- https://www.teachngo.com/
- https://www.teachngo.com/language-pages/arabic
- https://rekaz.io/home/en/blog/high-end-salon-revenue-35
- https://www.teachngo.com/pages/pricing
- https://kinderpedia.co/en/pricing
- https://rekaz.io/home/en/pricing
Le texte français attend la relecture d'un éditeur francophone de langue maternelle.